La opción Matriz de Impacto de Funcionalidades de SICOF ERP permite, a nivel interno de nuestra organización, la consulta y el registro de los impactos identificados entre las distintas funcionalidades que componen el SICOF ERP.

Para acceder a la opción Matriz de Impacto de Funcionalidades de SICOF ERP, ejecute la secuencia de pasos que se indica en la siguiente ilustración:

Una vez ingrese a la opción Matriz de Impacto de Funcionalidades de SICOF ERP, el sistema se situará en la pestaña Listado y desplegará en la pantalla una tabla que contiene información asociada a los impactos registrados en el sistema.

La tabla de registros de impactos, está compuesta por las siguientes columnas:

En los campos de esta columna el sistema carga de forma automática los nombres de las Aplicaciones (Módulos) que componen el SICOF ERP. Ejemplos: Sistema de Control Presupuestal, Sistema de Control Contable, Sistema Nómina, Sistema de Compras, etc.(ver el numeral 1 de la imagen de referencia).

En los campos de esta columna, el sistema carga de forma automática los nombres de los Grupos (Submódulos) que componen cada Aplicación (Módulo) del SICOF ERP. Ejemplos: Novedades es un Grupo (Submódulo) que hace parte de la Aplicación (Módulo) Sistema de Nómina. Administrador del Sistema es el nombre de un Grupo que hace parte de todas las Aplicaciones (Módulos) del SICOF ERP (ver el numeral 2 de la imagen de referencia).

En los campos de esta columna el sistema carga de forma automática los nombres de las Opciones (Funcionalidades) que componen cada Grupo (Submódulo), de cada Aplicación (Módulo) del SICOF ERP. Ejemplo: Traslados entre Bodegas es una Opción (Funcionalidad) que hace parte de Grupo (Submódulo) Inventarios, el cual, a su vez, hace parte de la Aplicación (módulo) Sistema de Compras del SICOF ERP (ver el numeral 3 de la imagen de referencia).

En los campos de esta columna el sistema carga de forma automática los Recursos, asociados a las Opciones (Funcionalidades) que componen cada Grupo (Submódulo), de cada Aplicación (Módulo) del SICOF ERP. Ejemplo: W_RECEPCIÓN_DOCUMENTOS_RUT es el Recurso que está asociado a la Opción (Funcionalidad) Verificar Facturas, la cual que hace parte de Grupo (Submódulo) Compromisos que, a su vez, hace parte de la Aplicación (módulo) Sistema de Control Presupuestal del SICOF ERP (ver el numeral 4 de la imagen de referencia).

En los campos de esta columna, el sistema carga de forma automática las configuraciones previas realizadas a cada funcionalidad del SICOF ERP en la pestaña Detalle, cuando está marcado o desmarcado el campo Ruta Crítica. Ejemplo: La funcionalidad Unidades de Pago se encuentra marcada, en la columna Prioridad de la tabla de registros, como una funcionalidad de Ruta Critica (ver el numeral 5 de la imagen de referencia).

Cabe precisar que, en la pestaña Detalle, la marca en el campo Ruta Crítica, indicará el alto impacto de la funcionalidad en los procesos misionales de los clientes. Por otro lado, al no estar marcado, indicará que aún no sea ha definido el impacto, o es mínimo, o es nulo.

En los campos de esta columna el sistema muestra, por cada funcionalidad (opción), la sumatoria de funcionalidades (Opciones) que esta impacta (o tiene Vinculadas). Ejemplo: En la columna Referencia se observa que la funcionalidad (opción) Vacaciones y Licencias impacta (o tiene Vinculadas) 8 (ocho) funcionalidades del SICOF ERP (ver el numeral 6 de la imagen de referencia).

En los campos de esta columna el sistema muestra, por cada funcionalidad (opción), la sumatoria de funcionalidades (Opciones) que la impactan. Ejemplo: En la columna Referenciado se observa que la funcionalidad (opción) Vacaciones y Licencias está Vinculada o está impactada por 2 (dos) funcionalidades del SICOF ERP (ver el numeral 7 de la imagen de referencia).

En el encabezado de cada una de las columnas de la tabla de registros, encontrará los filtros que le permitirán navegar por la ventana de la pestaña Listado y encontrar información asociada a los impactos registrados.

Adicional a los filtros mencionados, el sistema proporciona (en la parte central superior de la pantalla Listado) el campo Criterios, a través del cual podrá filtrar y encontrar información en la tabla de registros.

Para tal efecto, ingrese en el campo Criterios el texto asociado a la búsqueda que requiera y luego haga clic en el botón Buscar. Una vez haga clic en el botón Buscar, el sistema mostrará en la pantalla los resultados de la búsqueda, de acuerdo al texto ingresado (ver ejemplo en la siguiente ilustración).

Mediante la opción Consultar Impacto, el usuario podrá consultar el detalle de las funcionalidades impactadas por otra funcionalidad específica que sea seleccionada previamente de la tabla de registros en la pestaña Listado.

Para llevar a cabo la consulta de las funcionalidades que están siendo impactadas por una funcionalidad específica (ver ejemplo en la imagen ):

Ingrese en la pestaña Listado y marque la casilla de verificación del campo Consultar Impacto.

Ubique en la tabla de registros la funcionalidad que produce el impacto.

Haga doble clic en la funcionalidad seleccionada en el paso anterior.

Al hacer doble clic en la funcionalidad seleccionada, el sistema se ubica en la pestaña Detalle y despliega la pantalla que aparece en la siguiente ilustración, en donde se observa el detalle de las funcionalidades que están Vinculadas o están siendo impactadas por dicha funcionalidad:

Al marcar la opción Solo ver Vinculados , el usuario podrá visualizar, en la tabla de registros de la pestaña Detalle, solo aquellas funcionalidades que actualmente están vinculadas a una funcionalidad específica que produce el impacto.

En la imagen siguiente se muestra un ejemplo ilustrativo de la utilidad de la opción Solo ver Vinculados.

En esta pestaña el usuario podrá, dependiendo del rol y de los permisos asignados:

1. Efectuar y/o consultar (ver líneas anteriores) las Vinculaciones de las funcionalidades que sean impactadas por otra funcionalidad que sea seleccionada previamente en la pestaña Listado.
2. Asignar la característica de Ruta Critica a aquellas funcionalidades de la matriz que generen alto impacto en los procesos misionales de los clientes.
3. Configurar y/o consultar el panel Información del recurso.

El proceso de registro del impacto de una funcionalidad en otra (proceso de Vinculación), consta de los siguientes pasos (ver ejemplo en la imagen siguiente).

Ingrese en la pestaña Listado.

Ubique en la tabla de registros la funcionalidad que produce el impacto.

Haga doble clic en la funcionalidad seleccionada en el paso anterior.

Una vez haga doble clic en la funcionalidad seleccionada, el sistema se ubica en la pestaña Detalle y despliega la pantalla que se muestra en la siguiente ilustración. A continuación, ubíquese en la tabla de registros que se encuentra al lado derecho de la pantalla (tabla enmarcada con rojo en la imagen). Utilice las opciones de búsqueda que proporciona el sistema para identificar en la tabla la funcionalidad objeto de impacto (funcionalidad a vincular). Para ello, podrá utilizar los filtros que aparecen en las columnas de la tabla de registros o, también, ingresar en el campo Filtrar Recurso el texto asociado a la funcionalidad a impactar (funcionalidad a vincular) y luego hacer clic en el botón Filtrar.

Después de identificar en la tabla la funcionalidad objeto de impacto, desplácese horizontalmente hasta la columna Referencia y marque la casilla de verificación del campo Vinculada (ver ejemplo en la imagen siguiente).

Posterior a la marcación en el campo Vinculada, desplácese nuevamente de manera horizontal hasta la columna Ruta Crítica. Abra la lista desplegable que aparece en dicho campo y seleccione:

Sí: En caso que la funcionalidad a vincular, SEA considerada de ALTO IMPACTO en los procesos misionales de los clientes.

No: En caso que la funcionalidad a vincular, NO SEA considerada de ALTO IMPACTO en los procesos misionales de los clientes.

Nota: El campo Ruta Crítica solamente se habilitará, después de haber marcado la casilla de verificación del campo Vinculada.

Finalmente, una vez marcado el campo Vinculada y después de asignar la característica de Ruta Crítica, haga clic en el ícono Guardar cambios pendientes. Al hacer clic en dicho ícono, el sistema generará en la pantalla una ventana emergente que contiene el mensaje Confirmar los cambios realizados. Al seleccionar No, el sistema cancela el proceso de vinculación. Al seleccionar la opción Sí, el sistema generará una nueva ventana con el mensaje Matriz actualizada correctamente, por lo tanto, se actualizará la matriz con la información asociada al nuevo impacto registrado.

Considerando lo anterior, si está ubicado en el Panel Información del recurso y requiere agregar en la matriz una nueva funcionalidad, siga estos pasos (las imágenes que aparecen al final, muestran un ejemplo de cómo agregar una nueva funcionalidad).

Haga clic en el ícono “Nuevo registro” .

Posteriormente, abra la lista desplegable del campo Aplicación y seleccione la aplicación (módulo) a la cual pertenece la opción (funcionalidad) o recurso que vaya agregar. Luego, abra la lista desplegable del campo Grupo y seleccione el grupo (submódulo) al cual pertenece la opción (funcionalidad) que va a agregar.

A continuación, ingrese en el campo Opción el nombre de la nueva funcionalidad que requiere agregar y, en el campo Recurso, el texto del recurso que asociará a la nueva opción.

Después de ingresar el nombre de la nueva funcionalidad y el texto asociado al recurso, haga clic en el ícono Guardar cambios pendientes .

Al hacer clic en dicho ícono, el sistema generará en la pantalla una ventana emergente que contiene el mensaje Confirmar los cambios realizados. Al seleccionar No, el sistema cancela el proceso. Al seleccionar la opción Sí, el sistema generará una nueva ventana con el mensaje Matriz actualizada correctamente, por lo tanto, se actualizará la información de la matriz con la información de la nueva opción (funcionalidad) y su recurso asociado.

• Se debe identificar si la funcionalidad se considera ruta critica para el módulo.
• Los reportes no se consideran ruta critica.
• La vinculación de la funcionalidad dependerá inicialmente del líder funcional.
• El desarrollador podrá vincular las funcionalidades que no fueron identificadas por el líder funcional.
• La vinculación determinará las funcionalidades que se ven impactadas por los cambios.
• Toda funcionalidad nueva del ERP, se debe incorporar en la matriz de impacto.
• Todas las soluciones deben tener el impacto identificado.

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