Esta funcionalidad permite cargar en la Elaboración y Aprobación de comprobantes de ingresos, archivos de carga asobancaria versión 2001 los cuales contienen los recaudos de una fecha. La descripción de la funcionalidad se explicará por medio de pestañas.

Esta pestaña visualiza el listado de todos los comprobantes de ingreso generados en el módulo.

Desde está pestaña inicia el nuevo proceso de carga de archivos de recaudos asobancaria 2001. Se ha adicionado un nuevo boton con la descripción Carga Archivo Asobancaria el cuál visualiza la siguiente ventana emergente.

Esta compuesta por lo siguientes elementos:

• Boton Cargar: Permite importar un archivo asobancaria 2001.
• Ubicación Archivo: Visualiza la ruta del archivo seleccionado.
• Nit/Tercero: Información del tercero al que se le genera el recaudo.
• Fecha Recaudo: Fecha del recaudo
• Banco: Información de la cuenta bancaria.
• Tabla del detalle del recaudo: referencia, valor del recaudo y concepto de recaudo.

1. Presione el boton “Cargar” y seleccione el archio que desea cargar en el módulo. El sistema realiza la carga del archivo y carga la información por defecto en las columnas.
2. Seleccione los conceptos que se utilizarán en el recaudo. Se pueden seleccionar de la lista o se pueden cargar. Si desea replicar la configuración de un solo concepto sólo debe marcar la casilla “Aplicar la configuración de concepto a todos los registros.”.
3. Una vez finalice la configuración presione “Aceptar”

Si el usuario cancela el proceso se le muestran los siguientes mensajes:

Si se intenta volver a cargar un proceso sin finalizar el actual se visualiza el siguiente mensaje:

Si el proceso se realiza correctamente se carga toda la información del recaudo autogenerada.

Información de los conceptos:

Información de la causación con el detalle contable de la afectación bancaria:

Una vez se guardado un proceso se puede visualizar en el listado:

En esta pestaña se pueden visualizar los documentos diligenciados por los usuarios, además se pueden filtrar los documentos por estados.

En esta pestaña se diligencia la información general del documento como:

• Fecha de elaboración
• Nit del tercero
• Concepto Contable
• Tipo Contable
• Tipo Comprobante
• Descripción

Una vez diligenciada esta información puede pasar a la siguiente pestaña para el registro de las facturas y/ó conceptos.

Nota 1: El campo ABONO VIVIENDA se habilita si el en la tabla DET_APLICACION hay un registro que asocie el modulo de tesoreria (2) con el modulo de nomina (10)

Nota 2: la ventana Recibe De (Recibo de caja) se habilitara si existe la constante RECIBO_CAJA_INGRESO y el campo VALOR_ALFA esta en 'S'

En esta pestaña se realiza la configuración del recaudo del comprobante de ingresos el cual puede hacerse por medio de facturas (previamente diligenciadas y aprobadas o conceptos de cuentas por cobrar).

Desde el botón de la izquierda¹⁾ puede agregar facturas que estén asociadas al tercero del documento y tengan saldo pendiente por recaudar.

Desde el botón de la derecha²⁾ puede agregar conceptos de cuentas por cobrar.

Para soportar los procesos de retenciones generados en las cuentas por cobrar, los comprobantes de ingresos presentarán un campo informativo llamado Total para Recaudar el cual contiene el valor total para recaudar en los procesos de causación contables sin retenciones de la factura. Este campo no se debe confundir con el saldo de la factura ya que su utilidad solo aplicará cuando la factura sea generada por plantillas contables y tengan cuentas de retenciones asociadas.

Cuando el campo Total para Recaudar tenga información el saldo de causación contable será controlado por ese campo, no por el saldo pendiente de la factura y por lo general será menor e igual. Si el valor ingresado es mayor que el total para recaudar o por la diferencia pendiente (total para recaudar - total recaudado) pero es menor que el saldo pendiente de la factura el sistema lanzará la siguiente validación y no permitirá continuar con el proceso ya que se afectaría el proceso de forma incorrecta.

Si esto ocurre el valor ingresado se cancela.

Al realizar la configuración del recaudo ya sea por facturas o conceptos en esta pestaña se configurará la afectación contable del proceso, teniendo presente que si alguna factura fue generada por plantilla contable y utilizó cuentas de retenciones el valor máximo que traerá en el proceso será el saldo pendiente del total para recaudar menos el total recaudado.

En la misma ventana se realiza el proceso de aprobación de ingresos el cual consiste en la realización de las afectaciones contables y presupuestales de los recaudos realizados según la normativa vigente.

• El Total para Recaudar solo aplica cuando se utilizan plantillas contables.
• El usuario es responsable de la configuración de causación contable y de recaudos.
• El sistema controla los saldos pendientes de las facturas por recaudar, pero este control no aplica para los conceptos agregados al proceso, por lo tanto es responsabilidad del usuario.
• Aplican todas las reglas de causación contables vigentes.
• Aplican todas las reglas de afectación presupuestal de ingresos vigentes.

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