Este sección explica el proceso de cuentas por pagar el cuál ha sido separado del proceso de cierre de vigencia con el fin de no obligar a los clientes a cerrar el sistema para la realización de documentos en la nueva vigencia.

Este proceso anteriormente sólo estaba incluido en el proceso de cierre de vigencia lo que obligaba al cliente a cerrar la vigencia para poder utilizar los documentos pendientes en la nueva vigencia. Esta opción le da la libertad al cliente para que elija los documentos que desee pasar a la nueva vigencia sin necesidad de realizar el cierre.

Para utilizar la funcionalidad se deben cumplir la siguientes reglas y/o consideraciones:

• El usuario debe tener permisos en la opción
• El sistema debe estar en pre-cierre
• Se debe cargar previamente el presupuesto de la nueva vigencia
• Si aplica, se debe cargar previamente el PAC de la nueva vigencia
• Se deben cargar las homologaciones de rubros para el proceso de cuentas por pagar
• Este proceso es similar al proceso de cierre de CxP por lo tanto mientras se esté ejecutando no se debe estar operando los módulos financieros ni las integraciones que los afecten.
• Este proceso hace uso de la supertabla por lo tanto mientras se esté ejecutando no se debe estar operando los módulos financieros ni las integraciones que los afecten.

El proceso de Cuentas por pagar (Pre-cierre) está definido según el estándar de ventanas de SICOF ERP el cuál describe los procesos por medio de pestañas las cuales se describen a continuación:

• Pestaña Lista de Documentos: Esta la pestaña principal del proceso en ella se seleccionan los documentos que serán procesados y se visualiza en la Consola de Proceso el estado de la configuración y procesos realizados.
• Pestaña Orden Pago:Es una pestaña informativa el cual visualiza la información del encabezado del documento.
• Pestaña Detalle del Pago: Esta pestaña permite visualizar el estado del detalle del documento y realizar las posibles distribuciones de rubros (si aplica).

La funcionalidad de cuentas por pagar es un proceso que puede generar mucha información para el usuario ya que se deben realizar validaciones previas de rubros, saldos, y configuraciones las cuales deben ser gestionadas antes de ejecutar el proceso por esta razón se ha implementado en la funcionalidad una consola la cual visualiza toda la información de las acciones realizadas por el usuario las cuales se clasifican en:

• Advertencias: Situaciones que deben ser gestionadas antes de ejecutar el proceso.
• Informativas: Situaciones que son el resultado del flujo de los procesos realizados.
• Errores: Situaciones presentadas en los procesos e impiden la ejecución correcta de los mismos.

La consola de procesos pueden realizar las siguientes acciones que permiten una adecuada gestión de los mensajes generados en los procesos. Todas las opciones pueden ser realizas desde un menú flotante el cual se activa con el click derecho del mouse sobre el control.

Este proceso consiste en exportar el contenido en un archivo plano txt¹⁾. Para realizar el proceso favor tener presente la siguiente guía de imágenes:

El proceso de Cuentas por Pagar genera información de todas las acciones que realiza el usuario y esto puede saturar o llenar el control, en esos casos se puede reiniciar el contenido de la información. Para realizar el proceso favor tener presente la siguiente guía de imágenes:

Desde la opción Consulta de Cuentas por Cobrar y cumpliendo las Pre-condiciones del proceso active el filtro PARA APROBAR como se visualiza en la imagen:

Seleccione un documento electrónico (Factura Electrónica)²⁾ y se habilitará un botón superior como se muestra en la imagen:

Si selecciona un documento que no es electrónico o no tiene el estado Pendiente (PARA APROBAR) el botón no se activará. Además si selecciona un documento que no tiene envíos con errores previos al cargar la opción de reconstrucción se visualizará el siguiente mensaje:

y se cancela el proceso.

Cuando el documento cumple con las Pre-condiciones del proceso se habilitará la siguiente ventana emergente:

la cual contiene información (No modificable) del encabezado del documento y una sección de proceso la cual es descrita a continuación:

En esta sección de la ventana emergente se configura el proceso de reconstrucción de acuerdo a las siguientes columnas y botones:

• Consecutivo: Contiene la información de la resolución vigente del cliente como son el prefijo (si aplica) el cuál no es modificable y el número siguiente por procesar (Al momento de abrir la ventana).
• Fecha de Aprobación: Con la cuál se va a aprobar el documento.
• Ingresar Manual: Esta propiedad habilita el modo de ingreso manual, sin embargo deshabilita la actualización del consecutivo en la configuración de la resolución y esto debe realizarlo el usuario una vez sea finalizado el proceso (Ver imágenes siguientes donde se confirma el proceso).
• Actualizar Consecutivo (en la numeración actual): Esta propiedad es informativa e indica el proceso de actualización de consecutivos.
• Botón Aceptar: Este botón inicia el proceso de reconstrucción según la configuración ingresada.
• Botón Cancelar: Este botón cancela el proceso de reconstrucción y se devuelve a la ventana: Consulta de Cuentas por Cobrar

Una vez configurado el proceso de reconstrucción presione el botón Aceptar, el sistema realizará validaciones de control y si todo esta correcto se solicita confirmación del proceso.

Al finalizar el proceso la ventana emergente se cierra, se retorna a la opción: Consulta de Cuentas por Cobrar y se visualiza un mensaje “El documento ha sido reconstruido correctamente”.

• El proceso de reconstrucción es un proceso que sólo debe realizarse una vez sea verificada la información en la DIAN.
• El proceso de reconstrucción no reemplaza el proceso de aprobación de documentos por lo tanto no debe tomarse para tal fin.
• No se recomienda utilizar la opción de Ingreso Manual de consecutivo ya que esto delega todo el proceso de control de consecutivos al usuario y pueden generarse errores. El proceso se mantiene solo para fines críticos donde sea necesario gestionar consecutivos y solo debe realizarlo un usuario que conozca el proceso por ejemplo Administradores o en su defecto consultores de soporte de ADA.
• Los procesos de reconstrucción realizan afectaciones en el ERP por lo tanto no se deben realizar procesos en el módulo mientras se realiza la reconstrucción y menos realizar envíos de documentos electrónicos.

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