Antes de iniciar con el proceso de creación de documento vamos a compartir una descripción de lo que significa cada documento y como se utiliza en el sistema:¹⁾

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

A continuación se describe el proceso para la elaboración de este tipo de documento:

En esta pestaña se visualizan los documentos elaborados con información general, puede realizar filtros muy al estilo Excel y búsquedas en los filtros genéricos.

En esta pestaña se diligencia la información general (encabezado) del documento.

• Tipo Operación: Nueva columna requerida en el proceso de envío de documento a la DIAN desde el primero de agosto de 2020, según resolución 000042 del 5 de mayo de 2020.
• Concepto Contable: Utilizado para procesos de causación (Solo está disponible con el envío de documentos).
• Tipo Contable: Utilizado para procesos de causación (Solo está disponible con el envío de documentos).

Este campo define el tipo de documentos (Facturas) que constituirán la Nota:

• Factura Electrónica: Permite agregar facturas que fueron enviadas a la DIAN (Solo para clientes que tienen habilitadas la funcionalidad)
• Factura Interna: Por defecto permite agregar facturas internas.

Se habilita funcionalidad para enviar a la DIAN Notas sin referencia (sin existencia previa de factura en la DIAN). Para generar este tipo de documentos solo debe seleccionar:

• Tipo Documento: Nota Débito
• Tipo Operación: 32
• Ref. Doc.: Factura Electrónica.

En estado de contingencia solo puede referenciar documentos de procesamiento interno, es decir, aquellos que no requieren ser enviados a la DIAN.

En esta pestaña se diligencia la afectación a la factura que se le desea aplicar la nota.

Para la elaboración de una nota débito se deben considerar los siguientes requisitos:

• Deben existir configuraciones correctas de conceptos de presupuesto
• Deben existir terceros con Facturas (Cuentas por Cobrar) Aprobadas y con Saldo > 0

• Ingrese a la opción Presupuesto→CUENTAS POR COBRAR→Notas Cuentas por Cobrar: Elaboración
• Presione el botón nuevo en la ventana.
• Ubíquese en la pestaña Nota Cuenta por Cobrar
• Ingrese el Nit del tercero o búsquelo en el botón (…)
• Seleccione en el campo Tipo Documento el tipo Débito
• Seleccione el Tipo de Concepto
• Marque la opción para Aprobar
• Ingrese en el campo Descripción las notas asociadas al documento
• Pase a la pestaña Facturas
• Ingrese un número de factura ó búsquela en el botón (…) del grupo Agregar Factura No.
• El sistema bajará la configuración de conceptos sin valores, si es el caso ingrese información en los conceptos padre para que el sistema haga los cálculos de los conceptos asociados (hijos).
• Si el proceso lo requiere, puede adicionar nuevos conceptos desde el grupo Agregar Concepto
• Al igual que los conceptos de la factura diligencie los campos del concepto padre.
• Al finalizar la configuración de los conceptos padre. Presione el botón Guardar para confirmar la creación del documento. Si por el contrario desea cancelar el proceso presione el botón Deshacer

Si guardó el proceso, el sistema dejará el documento con el estado pendiente para aprobar y podrá ir a la Opción: Notas por Cobrar: Aprobación para continuar.

Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

A continuación se describe el proceso para la elaboración de este tipo de documento:

En esta pestaña se visualizan los documentos elaborados con información general, puede realizar filtros muy al estilo Excel y búsquedas en los filtros genéricos.

• Tipo Operación: Nueva columna requerida en el proceso de envío de documento a la DIAN desde el primero de agosto de 2020, según resolución 000042 del 5 de mayo de 2020.
• Concepto Contable: Utilizado para procesos de causación (Solo está disponible con el envío de documentos).
• Tipo Contable: Utilizado para procesos de causación (Solo está disponible con el envío de documentos).

Este campo define el tipo de documentos (Facturas) que constituirán la Nota:

• Factura Electrónica: Permite agregar facturas que fueron enviadas a la DIAN (Solo para clientes que tienen habilitadas la funcionalidad)
• Factura Interna: Por defecto permite agregar facturas internas.

En esta pestaña se diligencia la información general (encabezado) del documento.

Se habilita funcionalidad para enviar a la DIAN Notas Crédito sin referencia (sin existencia previa de factura en la DIAN). Para generar este tipo de documentos solo debe seleccionar:

• Tipo Documento: Nota Crédito
• Tipo Operación: 22
• Ref. Doc.: Factura Electrónica.

En esta pestaña se diligencia la afectación a la factura que se le desea aplicar la nota.

Para la elaboración de una nota crédito se deben considerar los siguientes requisitos:

• Deben existir configuraciones correctas de conceptos de presupuesto
• Deben existir terceros con Facturas (Cuentas por Cobrar) Aprobadas y con Saldo > 0

• Ingrese a la opción Presupuesto→CUENTAS POR COBRAR→Notas Cuentas por Cobrar: Elaboración
• Presione el botón nuevo en la ventana.
• Ubíquese en la pestaña Nota Cuenta por Cobrar
• Ingrese el Nit del tercero o búsquelo en el botón (…)
• Seleccione en el campo Tipo Documento el tipo Crédito
• Seleccione el Tipo de Concepto
• Marque la opción para Aprobar
• Ingrese en el campo Descripción las notas asociadas al documento
• Pase a la pestaña Facturas
• Ingrese un número de factura ó búsquela en el botón (…) del grupo Agregar Factura No.
• El sistema bajará la configuración de conceptos sin valores, si es el caso ingrese información en los conceptos padre para que el sistema haga los cálculos de los conceptos asociados (hijos). Si el proceso lo requiere puede quitar la aplicación de impuestos, para realizar ese proceso presione el botón Limpiar Impuesto para quitar la aplicación del impuesto en el calculo del concepto padre. (Si modifica el valor del concepto padre, se volverá a calcular la información de los impuestos asociados)
• Al finalizar la configuración de los conceptos. Presione el botón Guardar para confirmar la creación del documento. Si por el contrario desea cancelar el proceso presione el botón Deshacer

Si guardó el proceso, el sistema dejará el documento con el estado pendiente para aprobar y podrá ir a la Opción: Notas por Cobrar: Aprobación para continuar.

• Debe ingresar un tercero: No se ha ingresado información del tercero en la pestaña Nota Cuenta por Cobrar.
• Debe ingresar una descripción: No se ha ingresado descripción en la pestaña Nota Cuenta por Cobrar.
• Cada factura de la nota debe tener un valor: Ocurre cuando alguna factura adicionada a la Nota queda en cero.
• Nit no se encontró: El nit ingresado no existe.
• Faltan uno o mas datos por ingresar: Validación de campos requeridos.
• El documento dado ya se encuentra en la lista: Documento repetido.}
• El concepto ingresado no existe: Se esta ingresando un valor que no esta registrado en el sistema.
• El documento ingresado no existe o no esta asociado al tercero ingresado: El documento no esta asociado al tercero ingresado.
• El valor ingresado no debe ser mayor al saldo: Se está excediendo el valor máximo permitido en el concepto en el proceso de notas crédito.
• El concepto por ingresar ya existe: Concepto repetido.
• Debe seleccionar un registro de factura: En el proceso de notas débito debe seleccionar primero una factura para ingresar un concepto.

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