Es el proceso mediante el cual se generan los documentos de cuentas por cobrar. Este proceso se diferencia de las demas ventanas de elaboración porque por defecto no afectará presupuesto por lo tanto los conceptos de cuentas por cobrar no requieren rubros presupuestales. Esta ventana presenta la información del documento en 3 pestañas que a continuación serán descritas.

En esta pestaña se visualizan los documentos diligenciados por los usuarios, ademas se pueden aplicar filtros por estados.

En esta pestaña se diligencia la información general del documento como:

• Fecha de elaboración
• Centro de costos Genérico
• Descripción del documento
• Nit del tercero
• Usuario de Aprobación
• Fecha de vencimiento
• Email para la notificación del documento (Facturación Electrónica)
• Tipo Documento
• Tipo Operación: Nueva columna requerida en el proceso de envio de documento a la DIAN desde el primero de agosto de 2020, según resolución 000042 del 5 de mayo de 2020.
• Marca de envio del documento para aprobación
• Concepto Contable: Utilizado para procesos de causación (Solo está disponible con el envio de documentos).
• Tipo Contable: Utilizado para procesos de causación (Solo está disponible con el envio de documentos).

Una vez diligenciada esta información puede pasar a la siguiente pestaña para el registro de los conceptos (items).

En esta pestaña se adicionan los conceptos que constituyen el valor del documento. A continuación se describe el proceso de configuración teniendo presente los grupos identificados en la imagen.

En esta zona puede adicionar los conceptos (items) que se desean utilizar en el documento, puede presionar el boton para visualizar una ventana de busqueda ó puede ingresar el código del concepto si lo conoce.

En esta zona se visualiza la información resumida de los conceptos (items) ingresados.

En esta zona se gestiona la configuración del concepto y se ingresa la cantidad y el valor unitario de item que se va a afectar.

Si el concepto (item) lo requiere ¹⁾ en esta zona puede ingresar la distribución de los centros de costos que afectarán el concepto padre y sus conceptos relacionados (hijos).

• La distribución de centros de costos no es obligatoria, sin embargo si se ingresa debe realizarse por el valor de cada concepto que utilice esta distribución.
• La configuración del concepto (Cuentas) respetarán el modo de causación. Por lo tanto se debe asegurar que los conceptos utilizados soportan la configuración de planes contables de la vigencia.
• Si no se ingresa distribución de centros de costos, el sistema asumirá el centro de costos inicial de la cuenta por cobrar para aquella cuentas que lo requieran.

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