Esta es la ventana por defecto del módulo presupuestal ya que los conceptos por lo general pueden afectar el presupuesto. A continuación se presenta la información del documento en 3 pestañas que a continuación serán descritas.

Si se tiene habilitado el control de vencimiento de facturación electrónica, el sistema validará la fecha de vencimiento de la resolución Dian, con la fecha actual, En caso de Ser igual o menor a los días especificados, se mostrara la Alerta informativa.

Si se tiene habilitado el control de numeración de facturación electrónica, el sistema validará la cantidad de facturas por asignadas con el total de numeración autorizada, En caso de Ser igual o menor al numero de facturas especificado, se mostrara la Alerta informativa.

En esta pestaña se pueden visualizar los documentos diligenciados por los usuarios, además se pueden filtrar los documentos por estados.

En esta pestaña se diligencia la información general del documento como:

• Fecha de elaboración
• Centro de costos
• Descripción del documento
• Tipo Documento
• Tipo Operación: Nueva columna requerida en el proceso de envío de documento a la DIAN desde el primero de agosto de 2020, según resolución 000042 del 5 de mayo de 2020.
• Nit del tercero
• Fecha de vencimiento
• Marca de envío del documento para aprobación
• Email para la notificación de documentos(Facturación Electrónica)
• Usuario Aprobador
• Concepto Contable: Utilizado para procesos de causación (Solo está disponible con el envío de documentos).
• Tipo Contable: Utilizado para procesos de causación (Solo está disponible con el envío de documentos).

Una vez diligenciada esta información puede pasar a la siguiente pestaña para el registro de los conceptos.

Este campo define el tipo de factura que se va a generar:

• Factura Electrónica: Para los clientes que tienen activa esta funcionalidad, este tipo de documento permite el envío de documentos a la DIAN.
• Factura Interna: Define un tipo de documento que no se procesará en la DIAN y sólo afectará la integración financiera. Este es el tipo de documento por defecto para los cliente que no tienen activa la funcionalidad de integración PST.
• Factura Contingencia: Este tipo de documento aplica sólo cuando ha sido declarada la contingencia 03 por parte del facturador.
• Factura Mandato: Este tipo de documento es el que se utiliza para los mandatos.

A excepción del tipo de documento Factura Interna los demás tipos de documentos requieren una resolución autorizada por la DIAN para la generación de documentos.

Se implementa soporte para causación de retenciones e impuestos según el flujo actual de causaciones contables por plantilla, para utilizar el proceso solo debe agregar una plantilla con retenciones. Este campo contiene el valor total para recaudar de la cuenta por cobrar siempre y cuando la plantilla utilizada tenga cuentas de retenciones.

Es posible (Opcional no requerido) asociar conceptos y tipos contables a los tipos de documentos, pero esta configuración depende de la elección del usuario. (Tener presente que un cambio en una vigencia iniciada afectara los reportes).

Este campo está habilitado desde la resolución 000042 del 05 de mayo de 2020 y define los tipos de operación que recibe la DIAN en las facturas los cuales pueden ser:

• Estándar
• AIU
• Mandato

Solo aplica para las facturas de mandato. Este campo permite registrar el contrato del mandato que genera el documento.

Solo aplica para cliente que tiene activa la integración de envío.

En modo contingencia el sistema visualiza un mensaje en la pestana Encabezado. Para elaborar una factura de contingencia solo seleccione el tipo “Factura Contingencia” y diligencie el documento como el proceso de elaboración normal. Al finalizar guarde el documento.

Cuando una factura de contingencia se envía a la DIAN el sistema SICOF ERP - Presupuesto realiza las siguientes operaciones con el documento:

• Se toma el documento inicial de contingencia y se convierte en documento electrónico
• Se actualizan los campos de contingencia en el documento electrónico
• Se envía a la DIAN el documento electrónico.
• Si ocurre un error el sistema devuelve el documento electrónico a su estado inicial documento de contingencia
• Si el envió es exitoso el sistema actualiza el consecutivo generado por la DIAN en los documentos de afectación contable.

En esta pestaña se adicionan los conceptos que constituyen el valor del documento. A continuación se describe el proceso de configuración teniendo presente los grupos identificados en la imagen.

En esta zona puede adicionar los conceptos que se desean utilizar en el documento, puede presionar el botón para visualizar una ventana de búsqueda ó puede ingresar el código del concepto si lo conoce.

En esta zona se visualiza la información de los concepto ingresados.

En esta zona se carga el rubro asociado al concepto y se ingresa el valor unitario y la cantidad que se va a afectar.¹⁾

En esta zona se muestra el resumen de los rubros adicionados al documento.

Si el concepto lo requiere ²⁾ en esta zona puede ingresar los centros de costos que afectarán a los conceptos y su distribución.

Al igual que en la pestaña encabezado en cada grupo se adiciona el campo Total para Recaudar el cuál contiene el valor total para recaudar del grupo (Resumen, Rubro, Concepto) siempre y cuando la plantilla utilizada tenga cuentas de retenciones.

• La distribución de centros de costos no es obligatoria, sin embargo si se ingresa debe realizarse por el valor de cada conceptos (Excepto impuestos) que utilice esta distribución.
• La configuración del concepto (Cuentas) respetarán el modo de causación. Por lo tanto se debe asegurar que los conceptos utilizados soportan la configuración de planes contables de la vigencia.
• Si no se ingresa distribución de centros de costos, el sistema asumirá el centro de costos inicial de la cuenta por cobrar para aquella cuentas que lo requieran.
• Solo los documentos Electrónicos realizarán el envío de documentos a la DIAN.
• El campo Total para Recaudar sólo se llenará cuando se utilicen plantillas contables en la configuración de conceptos.
• El soporte de retención solo está disponible en el entorno SICOF ERP (Está pendiente la implementación y soporte en Facturación Electrónica).
• La factura interna solo permite la operación Estándar
• Se debe ingresar una fecha de elaboración mayor a el ultimo periodo cerrado.
• Si el sistema esta en proceso de pre-cierre (cierre de año) entonces se podrán crear documentos del ultimo mes del año a cerrar.
• La estructura de los documentos Cuentas por Cobrar y Factura electrónica son los mismo por lo tanto generan el mismo proceso de afectación y documentos referenciados (Notás Débito/Crédito y Anulaciones).

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