Es el proceso mediante el cual se aprueban los documentos de cuentas por cobrar. Esta ventana presenta la información del documento en 3 pestañas que a continuación serán descritas.

En esta pestaña se gestionan los procesos de aprobación o rechazo de las cuentas por cobrar las cuales se pueden realizar mediante las opciones de chequeo (Aprobar/Rechazar), solo se debe seleccionar una opción y guardar el proceso.

El sistema generará la respectiva causación contable la cuál es determinada por los conceptos adicionados a la cuenta por cobrar ¹⁾.

De acuerdo al tipo de documento se puede realizar otros procesos relacionados con la aprobación:

Realiza el proceso directo de aprobación: Al finalizar visualiza un mensaje del proceso finalizado sin problemas. En caso de error si visualiza un mensaje con la información del error y se cancela el proceso.

Realiza el proceso directo de aprobación y envía el documento a la DIAN/PST Externo: Al finalizar visualiza un mensaje del proceso finalizado sin problemas. En caso de error si visualiza un mensaje con la información del error y se cancela el proceso.

Realiza el proceso directo de aprobación: Al finalizar visualiza un mensaje del proceso finalizado sin problemas. En caso de error si visualiza un mensaje con la información del error y se cancela el proceso.

Al finalizar el proceso aprobación se puede consultar en el modulo contable la causación generada por el proceso. A continuación se visualiza la causación del documento de referencia utilizado.

Se adiciona al proceso de causación casos de retención de renta de acuerdo a las siguientes condiciones requeridas:

• El tercero facturador (Empresa) tiene actividad alguna de las siguientes propiedades: Auto Retenedor o Retiene ICA. Para más información consulte: Maestro Tercero -> Pestaña Encabezado
• El tercero cliente tiene activa la propiedad Retenedor Renta. Para más información consulte: Maestro Tercero -> Pestaña Encabezado
• El Concepto de cuenta por cobrar tiene asignada una plantilla que tiene cuentas de retención con alguna de las siguientes propiedades: Retención en la fuente, Retención IVA o Retención ICA. Para más información consulte: Configurar Plantilla Contable -> Pestaña Configuración y Configurar Plantilla Contable -> Pestaña Cuentas de Retención/C. Costos

El rechazo del documento cambia el estado y lo devuelve al proceso de Elaboración.

Es posible consultar la información de un documento antes de realizar una aprobación o rechazo. Para realizar esa acción solo debe seleccionar el documento e ir a las demás pestañas de la ventana para ver la información.

En esta pestaña visualiza la información general (No editable) del documento. Para ver el detalle favor consultar Elaboración de Cuentas por Cobrar -> Pestaña Encabezado: Cuenta por Cobrar

En esta pestaña se visualizan los conceptos que constituyen el valor del documento. Para ver el detalle favor consultar Elaboración de Cuentas por Cobrar -> Pestaña Rubros/Conceptos

• El procesos permite la impresión de los formatos dependiendo de la configuración del cliente.
• Los ejemplos se basan en datos ficticios.
• La configuración del concepto determina la causación en la aprobación.
• La causación contable dependen del modo de causación de cada cliente.
• Los procesos de retenedor de renta de terceros solo aplicarán si el facturador tiene definida alguna propiedad de retención: Auto Retenedor o Retención ICA.
• El envío de documentos sólo estará disponible si el cliente tiene activa la funcionalidad de envío de documentos de Facturación electrónica.

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