Este sección explica el proceso de vigencias futuras el cuál ha sido separado del proceso de cierre de vigencia con el fin de no obligar a los clientes a cerrar el sistema para la realización de documentos en la nueva vigencia.

Este proceso anteriormente sólo estaba incluido en el proceso de cierre de vigencia lo que obligaba al cliente a cerrar la vigencia para poder utilizar los documentos pendientes en la nueva vigencia. Esta opción le da la libertad al cliente para que elija los documentos que desee pasar a la nueva vigencia sin necesidad de realizar el cierre.

Para utilizar la funcionalidad se deben cumplir la siguientes reglas y/o consideraciones:

• El usuario debe tener permisos en la opción
• El sistema debe estar en pre-cierre
• Se debe cargar previamente el presupuesto de la nueva vigencia
• Este proceso es similar al proceso de cierre de Vigencias Futuras por lo tanto mientras se esté ejecutando no se debe estar operando los módulos financieros ni las integraciones que los afecten.
• Este proceso hace uso de la supertabla por lo tanto mientras se esté ejecutando no se debe estar operando los módulos financieros ni las integraciones que los afecten.

El proceso de Vigencias Futuras (Pre-cierre) está definido según el estándar de ventanas de SICOF ERP el cuál describe los procesos por medio de pestañas las cuales se describen a continuación:

• Pestaña Lista de Documentos: Es la pestaña principal del proceso en ella se seleccionan los documentos que serán procesados y se visualiza en la Consola de Proceso el estado de la configuración y procesos realizados.
• Pestaña Compromiso: Es una pestaña informativa el cual visualiza la información del encabezado del documento.
• Pestaña Detalle del Compromiso: Esta pestaña permite visualizar el detalle del documento y realizar las posibles distribuciones de rubros (si aplica).

La funcionalidad de vigencias futuras es un proceso que puede generar mucha información para el usuario ya que se deben realizar validaciones previas de rubros, saldos, y configuraciones las cuales deben ser gestionadas antes de ejecutar el proceso por esta razón se ha implementado en la funcionalidad una consola la cual visualiza toda la información de las acciones realizadas por el usuario las cuales se clasifican en:

• Advertencias: Situaciones que deben ser gestionadas antes de ejecutar el proceso.
• Informativas: Situaciones que son el resultado de los flujos de los procesos realizados.
• Errores: Situaciones presentadas en los procesos que impiden la ejecución correcta de los mismos.

En la consola de procesos se pueden realizar las siguientes acciones que permiten una adecuada gestión de los mensajes generados en los procesos. Todas las opciones pueden ser realizas desde un menú flotante el cual se activa con el click derecho del mouse sobre el control.

Este proceso consiste en exportar el contenido en un archivo plano txt¹⁾. Para realizar el proceso favor tener presente la siguiente guía de imágenes:

El proceso de Cuentas por Pagar genera información de todas las acciones que realiza el usuario y esto puede saturar o llenar el control, en esos casos se puede reiniciar el contenido de la información. Para realizar el proceso favor tener presente la siguiente guía de imágenes:

En esta pestaña se visualizan todos los documentos que tienen configuración de rubros con saldo mayor a cero para la vigencia que se está procesando. Ademas se consideran los siguientes estados:

• APROBADO
• EJECUTADO
• BLOQUEADO
• EN PROC. DE RESERVA
• VIGENCIAS ANTERIORES
• PARA APROBAR RESERVA

Al cargar el listado de documentos disponibles se pueden realizar las siguientes acciones:

Esta acción permite cargar temporalmente el estado actual de la homologación (si está disponible) de los rubros del documento seleccionado la cuál puede ser gestionada desde la Pestaña Detalle del Compromiso al ser un proceso automático el sistema guarda los cambios realizados en la distribución y la mantiene mientras se gestiona el documento seleccionado.

Esta acción permite eliminar la carga temporal de la homologación²⁾ de los rubros del documento seleccionado la cuál puede ser gestionada desde la Pestaña Detalle del Pago al ser un proceso automático el sistema al eliminar guarda los cambios realizados en la distribución.

Esta acción permite cargar temporalmente todos los documentos del listado. Al ser un proceso automático el sistema guarda los cambios realizados en la distribución y la mantiene mientras se gestionan los documentos seleccionados.

Este proceso puede demorar varios minutos según cantidad de documentos en la lista y distribución de rubros de cada documento.

Esta acción permite eliminar las cargas temporales de todos los documentos del listado. Al ser un proceso automático el sistema guarda los cambios realizados.

Este proceso puede demorar varios minutos según cantidad de documentos en la lista y distribución de rubros de cada documento.

si desea cerrar la ventana con distribuciones cargadas temporalmente el sistema visualiza mensajes genéricos³⁾ y pide confirmación de cancelación del proceso.

Si cancela el proceso o cierra la ventana no se afectará ningún documento en gestión. Sin embargo, es posible que se mantengan algunas configuraciones previas. El sistema verifica esta situación al seleccionar un documento.

Una vez se hayan realizado las selecciones y configuraciones de distribuciones de homologaciones de rubros, se puede ejecutar el proceso guardando el proceso. El sistema realiza validaciones de control y una vez estas hayan pasado exitosamente se solicita confirmación para realizar el proceso. Al finalizar se visualiza un mensaje indicando que le proceso ha sido exitoso. En caso de error también se visualiza un mensaje.

Este proceso puede demorar varios minutos según la cantidad de documentos seleccionados.

Visualiza la información del encabezado del documento⁴⁾.

Esta pestaña permite visualizar el estado del detalle del documento y permite realizar las posibles distribuciones de rubros (si aplica). Para configurar o revisar alguna distribución solo debe seleccionar la línea del detalle (Sección Rubro Vigencia Futura) y al frente se cargará la homologación realizada. En ella podrá gestionar los valores de la distribución que desea para el documento. Cada cambio que realice será almacenado automáticamente al cambiar el foco de la línea gestionada.

Se adicionan nuevos campos para facilitar el proceso de homologación. A continuación se describen las columnas:

• Rubro Inicial: Rubro desde donde se hace la distribución a los rubros de las siguientes vigencias
• Cód Resumido: corresponde al código resumido del rubro inicial
• Vigencia: Corresponde a la vigencia del rubro inicial
• Valor distribución: Corresponde al valor distribuido al rubro homologado
• Rubro Homologado: Es el rubro que recibe la distribución
• Vigencia rubro Homologado: corresponde a la vigencia del rubro homologado
• Buscar: Es el botón que me permite seleccionar de una ventana modal el rubro homologado(asi se encuentra actualmente la funcionalidad, no implica ningún cambio)
• Insertado: Indica si el registro fue insertado manual o automático.

Si excede el valor de la distribución permitida el sistema visualiza un mensaje de advertencia y reestablece el valor anterior o cero según tipo de homologación del rubro.

• Si el sistema identifica un documento con homologación sencilla [1-1] automáticamente carga la homologación del rubro con el valor del rubro del documento.
• Si el sistema identifica un documento con homologación múltiple [1-N] automáticamente carga la homologación del rubro con el valor 0 y el usuario deberá realizar la distribución de los valores.
• Toda la información de los procesos realizados son registrados en la consola por lo tanto los mensajes que se despliegan al usuario indican la lectura de la misma.
• El sistema sólo ejecutará el proceso si la selección no genera ningún error.
• Aunque el sistema permite la selección de todos los documentos, no se recomienda esta acción ya que puede hacer compleja la gestión de distribución y validación de los documentos seleccionados.

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