Este proceso de recepción no requiere recepción previa de facturas, por lo general es el proceso más utilizado en el ERP ya que las configuraciones (Rutas) y afectaciones son heredadas desde el Registro Presupuestal - RP asociado previamente al tercero o proveedor.

Esta funcionalidad se presenta y gestiona a traves de las siguientes pestañanas.

En esta pestaña se listan todos los documentos elaborados.

Nuevo: Se adiciona campo Doc. Soporte el cual sirve para filtrar documentos de recepción estándar y documentos soporte.

En esta pestaña se ingresa la información asociada al documento se divide en la siguientes áreas de registro:

En esta área se registra la información principal del documento como:

• Nit del tercero (Si el tercero no está obligado a facturar se habilita el área de distribución de ítems)
• Número del documento
• Concepto contable
• Tipo contable
• Fecha de expedición
• Fecha Vencimiento
• Fecha Recepción
• No. Avance (Para procesos de avances)
• Forma de Pago (utilizado para el documento soporte)
• Medio de Pago (utilizado para el documento soporte)
• Nit causación (utilizado para los procesos de afectación contable)
• Agregar compromiso (Zona donde se ingresa el compromiso el cual debe estar previamente asociado al tercero/beneficiario)

En esta área se relacionan los compromisos utilizados para la elaboración del documento.

En esta área se listan los compromisos utilizados en el documento y totalizando los valores del área de Detalles de Artículos.

En este recuadro se muestran los siguientes campos:

• Número: se relaciona cada compromiso que se le asocia al documento.
• Artículo: se muestra “Total de Artículos”.
• Por Recibir: campo que no es editable se muestra el total por recibir del compromiso.
• Recibido: campo no editable, se muestra el valor total de asociado a los artículos que se asocian en el recuadro de detalle de artículos.
• Base No Gravada: el campo mantiene las características que tiene en estos momentos (no editable).
• Valor IVA: el campo mantiene las características que tiene en estos momentos (no editable).
• Total: el campo mantiene las características que tiene en estos momentos (no editable).

En esta área se listan los artículos utilizados en el compromiso y se registra el valor recibido en el documento puede aplicar iva según naturaleza de la operación. Tener presente que en el documento soporte no se debe registrar iva.

• Este recuadro permite agregar artículos diferentes del artículo asociado inicialmente al compromiso.
• Lleva por título “Detalle de Artículos”.
• Se habilita para todos los terceros e inicialmente trae los artículos que están asociados a los compromisos que se hayan seleccionado para el documento.
• Tiene el campo Rubro, que es una lista desplegable que muestra los rubros asociados a los compromisos asociados al documento y muestra la Disponibilidad a la que está asociado el rubro.
• El sistema actualiza el campo Valor Total con el valor del campo Recibido (aplican condiciones de iva).
• El sistema controla que el valor recibido por rubro no puede ser superior al valor por recibir del rubro.
• El sistema no permite guardar un documento si existe algún artículo sin asociarle rubro presupuestal.
• En la pestaña Afectación presupuestal en el campo Recibido se actualizan los valores asociados a los rubros en la pestaña documento, totalizado por cada rubro y compromiso.
• Al guardar el documento los registros afectan a cada rubro y compromiso que estén asociados.
• Se puede cargar un archivo para mayor facilidad en la identificación de los artículos que se quieren trabajar.
• Se puede usar la opción “Todos” para marcar o desmarcar los registros de la sección “Detalle de Artículos”.
• Se puede usar marcar o desmarcar cada registro de la sección “Detalle de Artículos”.

==== Área Distribución de Ítems (NO APLICA) ==== Esta área solo está disponible para los terceros que no están obligados a facturar y se utiliza para registrar el detalle de la operación de recepción ya que por lo general los compromisos se crean con artículos generales ó genéricos. Se pueden agregar/editar/eliminar los artículos que describan la operación. Esta sección esta sujeta a las reglas del encabezado.

El adquiriente de un bien o servicio, que realice transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, debe elaborar un documento soporte que servirá como soporte, para la procedencia de costos, deducciones, o impuestos descontables (artículo 55, Resolución DIAN 000042 del 5 de mayo de 2020). El documento soporte debe ser generado de forma física por parte del adquiriente del bien y/o servicio, excepto en la importación de bienes.

A continuación puede validar si como adquiriente de bienes o servicio realiza operaciones con personas no obligadas a facturar teniendo presente las siguientes situaciones:

• Personas naturales que cumplan la totalidad de las condiciones para ser no responsables del impuesto sobre las ventas (IVA).
• Personas naturales que cumplan la totalidad de las condiciones para ser no responsables del impuesto nacional al consumo.
• Empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
• Personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.
• Personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto sobre las ventas (IVA), que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario (UVT). Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.
• Prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.

Según Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 este documento entrará en vigencia a partir del 15 de agosto de 2020, la DIAN exige que el Documento Soporte lleve un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva, que incluya el número, rango y vigencia autorizada por la DIAN.

Finalmente se define el alcance en el ERP teniendo presente los requisitos establecidos en el Artículo 55 con expedición en forma física, excepto la transmisión electrónica a la DIAN, la cuál aún no entra en vigencia.

Antes de generar un documento soporte para un tercero no obligado a facturar debe ingresar al módulo de contabilidad a la opción del maestro terceros, seleccionar el tercero y marcar la propiedad “No Obligado a Facturar” de esta forma al seleccionar el tercero en la elaboración de la recepción se habilita la distribución de ítems.

Para generar un documento soporte siga los siguientes pasos:

• Ingrese a la opción Recepción de Pedidos.
• Ingrese un Nit o busque un tercero teniendo presente que previamente debió configurarlo como “No Obligado a Facturar” además debe tener un compromiso con saldo mayor a cero
• Ingrese un número de documento
• Ingrese Concepto o Tipo (el sistema por defecto carga la configuración genérica)
• Ingrese las fechas del documento
• Seleccione la forma y medio de pago (el sistema por defecto carga la configuración genérica)
• Ingrese el compromiso
• Ingrese el valor a recibir
• Realice la distribución de ítems teniendo presente que el valor de la distribución debe ser igual al valor recibido sin IVA
• Realice la causación contable
• Realice la afectación presupuestal
• Grabe el proceso

En esta pestaña se registra la causación contable asociada al documento, cada cuenta agregada puede ser configurada de acuerdo a la afectación requerida en el proceso.

En esta pestaña se registra la afectación presupuestal asociada al documento, la afectación estará condicionada de acuerdo a los rubros definidos en el registro presupuestal.

El documento soporte implementa un nuevo formato (se reutiliza el mismo de las cuentas por cobrar factura interna/factura contingencia) el cual cumple todos los requisitos exigidos en la actual resolución vigente de la DIAN. Para activar el formato seleccione un documento desde la pestaña listado y se visualiza el siguiente cuadro de mensaje.

Al presionar Si se visualiza el documento soporte:

Al presionar No se visualiza el documento de causación estándar:

• Debe existir un compromiso asociado al tercero con saldo mayor a cero.
• Documento Soporte: el tercero debe tener marcada la propiedad No Obligado a Facturar
• Cuando existe tercero de causación asignado, este se toma para los detalles del asiento contable.
• Cuando es con amortización, entonces debe traer el por amortizar de cada rubro; el Por Recibir, debe incluir la suma del Por Amortizar; la causación debe ser por el total del Documento.

* Documento Soporte: el registro de artículos no debe llevar IVA. * Documento Soporte: la distribución de ítems es obligatoria * Documento Soporte: el total de distribución de ítems debe ser igual al total recibo del documento

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