Este proceso de recepción no requiere recepción previa de facturas, por lo general es el proceso más utilizado en el ERP ya que las configuraciones (Rutas) y afectaciones son heredadas desde el Registro Presupuestal - RP asociado previamente al tercero o proveedor.

Esta funcionalidad se presenta y gestiona a traves de las siguientes pestañanas.

En esta pestaña se listan todos los documentos elaborados.

Nuevo: Se adiciona campo Documento el cual sirve para filtrar documentos de recepción estandar y documentos soporte.

En esta pestaña se ingresa la información asociada al documento se divide en la siguientes areas de registro:

En esta área se registra la información principal del documento como:

• Nit del tercero (Si el tercero no está obligado a facturar se habilita el area de distribución de items)
• Número del documento
• Concepto contable
• Tipo contable
• Fecha de expedición
• Fecha Vencimeinto
• Fecha Recepción
• No. Avance (Para procesos de avances)
• Forma de Pago (utilizado para el documento soporte)
• Medio de Pago (utilizado para el documento soporte)
• Nit causación (utilizado para los procesos de afectación contable)
• Agregar compromiso (Zona donde se ingresa el compromiso el cual debe estar previamente asociado al tercero/beneficiario)

En esta área se relacionan los compromisos utilizados para la elaboración del documento.

En esta área se listan los artículos utilizados en el compromiso y se registra el valor recibido en el documento puede aplica iva según naturaleza de la operación. Tener presente que en el documento soporte no se debe registrar iva.

Esta área solo está disponible para los terceros que no están obligados a facturar y se utiliza para registrar el detalle de la operación de recepción ya que por lo general los compromisos se crean con artículos generales ó genéricos. Se pueden agregar/editar/eliminar los artículos que describan la operación. Esta sección esta sujeta a las reglas del encabezado.

El adquiriente de un bien o servicio, que realice transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, debe elaborar un documento soporte que servirá como soporte, para la procedencia de costos, deducciones, o impuestos descontables (artículo 55, Resolución DIAN 000042 del 5 de mayo de 2020). El documento soporte debe ser generado de forma física por parte del adquiriente del bien y/o servicio, excepto en la importación de bienes.

A continuación puede validar si como adquiriente de bienes o servicio realiza operaciones con personas no obligadas a facturar teniendo presente las siguientes situaciones:

• Personas naturales que cumplan la totalidad de las condiciones para ser no responsables del impuesto sobre las ventas (IVA).
• Personas naturales que cumplan la totalidad de las condiciones para ser no responsables del impuesto nacional al consumo.
• Empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
• Personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.
• Personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto sobre las ventas (IVA), que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario (UVT). Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.
• Prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.

Según Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 este documento entrará en vigencia a partir del 15 de agosto de 2020, la DIAN exige que el Documento Soporte lleve un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva, que incluya el número, rango y vigencia autorizada por la DIAN.

Finalmente se define el alcance en el ERP teniendo presente los requisitos establecidos en el Artículo 55 con expedición en forma física, excepto la transmisión electrónica a la DIAN, la cuál aún no entra en vigencia.

Antes de generar un documento soporte para un tercero no obligado a facturar debe ingresar al módulo de contabilidad a la opción del maestro terceros, seleccionar el tercero y marcar la propiedad “No Obligado a Facturar” de esta forma al seleccionar el tercero en la elaboración de la recepción se habilita la distribución de items.

Para generar un documento soporte siga los siguientes pasos:

• Ingrese a la opción Recepción de Pedidos.
• Ingrese un Nit o busque un tercero teniendo presente que previamente debió configurarlo como “No Obligado a Facturar” ademas debe tener un compromiso con saldo mayor a cero
• Ingrese un número de documento
• Ingrese Concepto o Tipo (el sistema por defecto carga la configuración genérica)
• Ingrese las fechas del documento
• Seleccione la forma y medio de pago (el sistema por defecto carga la configuración genérica)
• Ingrese el compromiso
• Ingrese el valor a recibir
• Realice la distribución de items teniendo presente que el valor de la distribución debe ser igual al valor recibido sin IVA
• Realice la causción contable
• Realice la afectación presupuestal
• Grabe el proceso

En esta pestaña se registra la causación contable asociada al documento, cada cuenta agregada puede ser configurada de acuerdo a la afectación requerida en el proceso.

En esta pestaña se registra la afectación presupuestal asociada al documento, la afectación estará condicionada de acuerdo a los rubros definidos en el registro presupuestal.

• Debe existir un compromiso asociado al tercero con saldo mayor a cero.
• Documento Soporte: el tercero debe tener marcada la propiedad No Obligado a Facturar
• Documento Soporte: el registro de articulos no debe llevar IVA.
• Documento Soporte: la distribución de items es obligatoria
• Documento Soporte: el total de distribución de items debe ser igual al tota lrecibo del documento