Este proceso requiere previa Recepción de Facturas.

La funcionalidad se presenta y gestiona a través de las siguientes pestañas.

En esta pestaña se listan todos los documentos elaborados.

Nuevo: Se adiciona campo Documento el cual sirve para filtrar documentos de recepción estándar y documentos soporte.

En esta pestaña se ingresa la información asociada al documento se divide en la siguientes áreas de registro:

En esta área se registra la información principal del documento como:

• Nit del tercero (Si el tercero no está obligado a facturar se habilita el área de distribución de ítems)
• Número del documento (Debe estar previamente recepcionado)
• Concepto contable
• Tipo contable
• Fecha de expedición
• Fecha Vencimiento
• Fecha Recepción
• Forma de Pago (utilizado para el documento soporte)
• Medio de Pago (utilizado para el documento soporte)

En esta área se agregan los artículos utilizados en el documento y se registra el valor recibido en el documento puede aplicar iva según naturaleza de la operación. Tener presente que en el documento soporte no se debe registrar iva.

==== Área Distribución de Ítems ==== Esta área solo está disponible para los terceros que no están obligados a facturar y se utiliza para registrar el detalle de la operación de recepción. Se pueden agregar/editar/eliminar los artículos que describan la operación. Esta sección esta sujeta a las reglas del encabezado.

El adquiriente de un bien o servicio, que realice transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, debe elaborar un documento soporte que servirá como soporte, para la procedencia de costos, deducciones, o impuestos descontables (artículo 55, Resolución DIAN 000042 del 5 de mayo de 2020). El documento soporte debe ser generado de forma física por parte del adquiriente del bien y/o servicio, excepto en la importación de bienes.

A continuación puede validar si como adquiriente de bienes o servicio realiza operaciones con personas no obligadas a facturar teniendo presente las siguientes situaciones:

• Personas naturales que cumplan la totalidad de las condiciones para ser no responsables del impuesto sobre las ventas (IVA).
• Personas naturales que cumplan la totalidad de las condiciones para ser no responsables del impuesto nacional al consumo.
• Empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
• Personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.
• Personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto sobre las ventas (IVA), que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario (UVT). Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.
• Prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.

Según Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 este documento entrará en vigencia a partir del 15 de agosto de 2020, la DIAN exige que el Documento Soporte lleve un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva, que incluya el número, rango y vigencia autorizada por la DIAN.

Finalmente se define el alcance en el ERP teniendo presente los requisitos establecidos en el Artículo 55 con expedición en forma física, excepto la transmisión electrónica a la DIAN, la cuál aún no entra en vigencia.

Antes de generar un documento soporte para un tercero no obligado a facturar debe ingresar al módulo de contabilidad a la opción del maestro terceros, seleccionar el tercero y marcar la propiedad “No Obligado a Facturar” de esta forma al seleccionar el tercero en la elaboración de la recepción se habilita la distribución de ítems.

Para generar un documento soporte siga los siguientes pasos:

• Ingrese a la opción Recepción de Pedidos.
• Ingrese un Nit o busque un tercero teniendo presente que previamente debió configurarlo como “No Obligado a Facturar” además debe tener un compromiso con saldo mayor a cero
• Ingrese un número de documento (Previamente debe existir una recepción de factura)
• Ingrese Concepto o Tipo (el sistema por defecto carga la configuración genérica)
• Ingrese las fechas del documento
• Seleccione la forma y medio de pago (el sistema por defecto carga la configuración genérica)
• Ingrese los artículos a utilizar y el valor a recibir
• Realice la distribución de ítems teniendo presente que el valor de la distribución debe ser igual al valor recibido sin IVA
• Realice la causación contable
• Realice la afectación presupuestal
• Grabe el proceso

En esta pestaña se registra la causación contable asociada al documento, cada cuenta agregada puede ser configurada de acuerdo a la afectación requerida en el proceso.

El documento soporte implementa un nuevo formato (se reutiliza el mismo de las cuentas por cobrar factura interna/factura contingencia) el cual cumple todos los requisitos exigidos en la actual resolución vigente de la DIAN. Para activar el formato seleccione un documento desde la pestaña listado y se visualiza el siguiente cuadro de mensaje.

Al presionar Si se visualiza el documento soporte:

Al presionar No se visualiza el documento de causación estándar:

• Documento Soporte: el tercero debe tener marcada la propiedad No Obligado a Facturar
• Documento Soporte: el registro de artículos no debe llevar IVA.
• Documento Soporte: la distribución de ítems es obligatoria
• Documento Soporte: el total de distribución de ítems debe ser igual al total recibo del documento

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