Esta opción permite cargar archivos de homologaciones de rubros de presupuestos de ingresos y gastos.

En esta pestaña se pueden visualizar los cargas de homologación realizadas por los usuarios.

En esta pestaña se diligencia la información del registro de carga de homologación

• Id:Identificador de Carga
• Fecha: Fecha del sistema de la carga
• Descripción: Descripción asociada al proceso de carga
• Count R. Ingresos: Cantidad de Rubros de Ingresos en la Carga
• Count R. Gastos: Cantidad de Rubros de Gastos en la carga
• Tipo Import: Tipo de estructura de importación del archivo
• Usuario Elabora: Usuario que carga el archivo de homologación
• Usuario Aprueba: Usuario que aprueba el archivo de homologación
• Estado: Estado del proceso de carga de homologación.

Para realizar un proceso de homologación siga los siguientes pasos:

1. Click en el botón nuevo
2. Ingrese una descripción
3. Selecciones el tipo de importación del archivo (Se recomienda csv - ver nota)
4. Confirme el proceso de importación

Se permiten 2 tipos de importación:

• CSV: Separado por comas
• TXT: Separado por tabulador

Sin embargo en algunas situaciones la configuración de caracteres y configuración regional puede interpretar erradamente los separadores de tabulación. Se recomienda el uso del formato CSV en su lugar ya que el separador coma (,) es estándar en la codificación de caracteres.

El sistema realiza el proceso de importación visualizando información del análisis en la pestaña interna de consola

Una vez diligenciada esta información puede pasar a la siguiente pestaña para el registro de los conceptos.

Este campo define el tipo de factura que se va a generar:

• Factura Electrónica: Para los clientes que tienen activa esta funcionalidad, este tipo de documento permite el envío de documentos a la DIAN.
• Factura Interna: Define un tipo de documento que no se procesará en la DIAN y sólo afectará la integración financiera. Este es el tipo de documento por defecto para los cliente que no tienen activa la funcionalidad de integración PST.
• Documento Equivalente: (Solo aplica para el cliente VIVA) Su funcionamiento es igual al del tipo documento Factura Interna

Se implementa soporte para causación de retenciones e impuestos según el flujo actual de causaciones contables por plantilla, para utilizar el proceso solo debe agregar una plantilla con retenciones. Este campo contiene el valor total para recaudar de la cuenta por cobrar siempre y cuando la plantilla utilizada tenga cuentas de retenciones.

Es posible (Opcional no requerido) asociar conceptos y tipos contables a los tipos de documentos, pero esta configuración depende de la elección del usuario. (Tener presente que un cambio en una vigencia iniciada afectara los reportes).

Solo aplica para cliente que tiene activa la integración de envío.

En modo contingencia el sistema visualiza un mensaje en la pestana Encabezado. Para elaborar un factura de contingencia solo seleccione el tipo “Factura Contingencia” y diligencie el documento como el proceso de elaboración normal. Al finalizar guarde el documento.

En esta pestaña se adicionan los conceptos que constituyen el valor del documento. A continuación se describe el proceso de configuración teniendo presente los grupos identificados en la imagen.

En esta zona puede adicionar los conceptos que se desean utilizar en el documento, puede presionar el botón para visualizar una ventana de búsqueda ó puede ingresar el código del concepto si lo conoce.

En esta zona se visualiza la información de los concepto ingresados.

En esta zona se carga el rubro asociado al concepto y se ingresa el valor unitario y la cantidad que se va a afectar.¹⁾

En esta zona se muestra el resumen de los rubros adicionados al documento.

Si el concepto lo requiere ²⁾ en esta zona puede ingresar los centros de costos que afectarán a los conceptos y su distribución.

Al igual que en la pestaña encabezado en cada grupo se adiciona el campo Total para Recaudar el cuál contiene el valor total para recaudar del grupo (Resumen, Rubro, Concepto) siempre y cuando la plantilla utilizada tenga cuentas de retenciones.

• La distribución de centros de costos no es obligatoria, sin embargo si se ingresa debe realizarse por el valor de cada conceptos (Excepto impuestos) que utilice esta distribución.
• La configuración del concepto (Cuentas) respetarán el modo de causación. Por lo tanto se debe asegurar que los conceptos utilizados soportan la configuración de planes contables de la vigencia.
• Si no se ingresa distribución de centros de costos, el sistema asumirá el centro de costos inicial de la cuenta por cobrar para aquella cuentas que lo requieran.
• Solo tipo de documento Factura Electrónica realizará el envío de documentos a la DIAN.
• El campo Total para Recaudar sólo se llenará cuando se utilicen plantillas contables en la configuración de conceptos.
• El soporte de retención solo está disponible en el entorno SICOF ERP (Está pendiente la implementación y soporte en Facturación Electrónica).

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