La estructura del código del artículo es un número inteligente que identifica la naturaleza, el grupo, o la clase del artículo; esto lo define el almacenista y el contador con el implementador o consultor para ver cuál estructura se acomoda mejor; casi siempre depende del número de referencias que maneje la entidad.

El código del artículo de la entidad puede estar conformado por varios niveles los cuales le pueden ayudar a organizar su inventario. Esta codificación puede ser tan sencilla o compleja como usted desee.

Por cada nivel usted debe definir la posición inicial, la longitud, la descripción del nivel y debe ingresar la codificación necesaria para la creación de los artículos, ya que con base en esta se valida y se realizan los reportes.

Adicionalmente se debe seleccionar si el nivel corresponde al grupo, esto quiere decir que el sistema mostrará los artículos de acuerdo a este nivel para que su búsqueda sea más eficiente.

Los artículos que se tienen pueden ser de diversas naturalezas, y esto indica unos niveles y subniveles.

A continuación una ilustración de cómo se codifica la estructura de los artículos.

Por ejemplo, una empresa tiene edificios, equipos de cómputo, bienes de uso público, intangibles y bienes de consumo. Estas cuatro categorías serian de Nivel 1 y para clasificarlos decimos que es CLASE, porque los artículos son de uno de esos cuatro tipos (e indicamos un número o código que identifica la clase de artículo del nivel 1).

1 Propiedad, planta y equipos

2 Consumos

3 Bienes de uso público, históricos y culturales

4 Otros activos - Intangibles

Ahora, en Propiedad, planta y equipos, tenemos terrenos, edificios y maquinaria y equipo. El nivel seria el número 2 y lo llamamos Grupo. Pero resulta que la maquinaria y equipo, tienen equipo de música, equipo de recreación y deporte, entre otros. Lo anterior, indicaría un tercer nivel, y un cuarto nivel lo identificamos como referencia o consecutivo, que es un número que el sistema asigna al código cuando grabamos. Un ejemplo de las jerarquías o niveles seria.

1 Propiedad, planta y equipos

01 Terrenos
02 Edificios
03 Maquinaria y Equipo
	01 Equipo de Música
	02 Equipo de Recreación y Deporte
	03 ..........
04 ..........

2 Consumos

01 Materiales y Suministros
	01 Implementos de Oficina
	02 Eléctricos y Ferretería
02 Elementos de Lencería
	..........

3 Bienes de uso público, históricos y culturales

01 Bienes históricos y culturales

4 Otros activos - Intangibles

01 Intangibles
02 Bienes entregados en comodato

Siguiendo con el ejemplo de la estructura dada, diríamos que una guitarra tiene el código del Padre Nivel 1 + Padre Nivel 2 + código Nivel 3 + código Nivel 4 que es la referencia, número que el sistema asigna en el momento de “Guardar”, por lo tanto sería 103010001.

En el sistema, los niveles se encuentran agrupados, en este sentido, se indica el nivel padre cuando se configura el código del artículo y sólo se marca un nivel como “Grupo”, entonces lo que llamamos grupo incluye el número de dígitos del código hasta el nivel que marcamos. Todos los niveles deben marcarse como “Requeridos” para que todos los códigos de los artículos queden idénticos.

El código padre de los códigos del nivel 1 es Cero (0), por lo que no tienen padres. Ahora el padre de maquinaria y equipo que es de nivel 2 corresponde al código de un de los ítem del nivel 1, que en este caso es,

Propiedad, Planta y Equipo (01). El padre del Equipo de Música corresponde al nivel 2, en este ejemplo Maquinaria y Equipo (03).

Por lo tanto el código padre, es solo el código del subnivel que lo antecede. Y así sucesivamente hasta llegar a la raíz del árbol o al nivel 1.

A continuación se muestra una ilustración paso a paso de la creación de los niveles del código del artículo utilizando una estructura diferente a la anterior.

Seleccionamos el nivel 1 (TIPOS), que en este caso es el que vamos a modificar y damos clic en Encabezado. Si no existen niveles das clic en nuevo.

Nos indica que el nivel es 1(primer nivel), la posición inicial es 1 (primer dígito), la longitud es 1 (un digito) y es requerido. Dando así que todo producto es su primera descripción de su código sea Consumo, Muebles, Inmuebles o Servicios.

Nivel 1:

1 Consumos.

2 Muebles.

3 Inmuebles.

4 Servicios.

El segundo nivel del código del artículo es “Grupo”

Lista de los niveles del código externo del articulo para su defecto vamos a modificar el nivel 2 EL GRUPO. En lista, seleccionamos y damos clic en Encabezado.

Hasta este momento hemos indicamos que equipos de cómputo tiene el código (01) y que muebles y enseres tiene el código (02), además ambos son hijos de Muebles. Por lo tanto la combinación para ambos inicia con el código del padre (2) seguido del código del artículo.

Ejemplo:

Para nuestro caso, el tercer nivel dentro del código del artículo es Referencia.

Seleccionamos y damos clic en Encabezado.

Nos indica que el nivel es 3 (la tercera descripción dentro del código del articulo), la posición inicial es 3 (o sea el tercer digito), la longitud es 2 (tercer y cuarto digito), es requerido y es el código de la agrupación para efectos en los reporte.

Dando así que todo producto es su tercera posición su descripción sea Accesorios de Cómputo, Servidores, Sillas…

Al igual que el anterior nivel, el código del artículo en el nivel tres, es la suma de su padre, que en este caso es el nivel 2, por lo que se indica la combinación final del nivel 2, más el código del artículo del nuevo nivel.

Ejemplo:

En el maestro de los artículos podemos observar en detalle la estructura de niveles asociados a un artículo.