Comprobante de Ingresos - Elaboración y Aprobación

Esta es la ventana por defecto del módulo de tesorería. A continuación se presenta la información del documento en 4 pestañas que a continuación serán descritas.

En esta pestaña se pueden visualizar los documentos diligenciados por los usuarios, además se pueden filtrar los documentos por estados.

En esta pestaña se diligencia la información general del documento como:

• Fecha de elaboración
• Fecha Transacción
• Nit del tercero
• Concepto Contable
• Tipo Contable
• Tipo Comprobante
• Descripción

Una vez diligenciada esta información puede pasar a la siguiente pestaña para el registro de las facturas y/ó conceptos.

Nota 1: El campo ABONO VIVIENDA se habilita si el en la tabla DET_APLICACION hay un registro que asocie el modulo de tesoreria (2) con el modulo de nomina (10)

Nota 2: la ventana Recibe De (Recibo de caja) se habilitara si existe la constante RECIBO_CAJA_INGRESO y el campo VALOR_ALFA esta en 'S'

En esta pestaña se realiza la configuración del recaudo del comprobante de ingresos el cual puede hacerse por medio de facturas (previamente diligenciadas y aprobadas o conceptos de cuentas por cobrar).

Desde el botón de la izquierda¹⁾ puede agregar facturas que estén asociadas al tercero del documento y tengan saldo pendiente por recaudar.

Desde el botón de la derecha²⁾ puede agregar conceptos de cuentas por cobrar.

Para soportar los procesos de retenciones generados en las cuentas por cobrar, los comprobantes de ingresos presentarán un campo informativo llamado Total para Recaudar el cual contiene el valor total para recaudar en los procesos de causación contables sin retenciones de la factura. Este campo no se debe confundir con el saldo de la factura ya que su utilidad solo aplicará cuando la factura sea generada por plantillas contables y tengan cuentas de retenciones asociadas.

Cuando el campo Total para Recaudar tenga información el saldo de causación contable será controlado por ese campo, no por el saldo pendiente de la factura y por lo general será menor e igual. Si el valor ingresado es mayor que el total para recaudar o por la diferencia pendiente (total para recaudar - total recaudado) pero es menor que el saldo pendiente de la factura el sistema lanzará la siguiente validación y no permitirá continuar con el proceso ya que se afectaría el proceso de forma incorrecta.

Si esto ocurre el valor ingresado se cancela.

Aquí se puede visualiza un resumen totalizado por fuente de financiamiento y según cada concepto/rubro que esté agregado a la factura.

Al realizar la configuración del recaudo ya sea por facturas o conceptos en esta pestaña se configurará la afectación contable del proceso, teniendo presente que si alguna factura fue generada por plantilla contable y utilizó cuentas de retenciones el valor máximo que traerá en el proceso será el saldo pendiente del total para recaudar menos el total recaudado.

En la misma ventana se realiza el proceso de aprobación de ingresos el cual consiste en la realización de las afectaciones contables y presupuestales de los recaudos realizados según la normativa vigente.

• El Total para Recaudar solo aplica cuando se utilizan plantillas contables.
• El usuario es responsable de la configuración de causación contable y de recaudos.
• El sistema controla los saldos pendientes de las facturas por recaudar, pero este control no aplica para los conceptos agregados al proceso, por lo tanto es responsabilidad del usuario.
• Aplican todas las reglas de causación contables vigentes.
• Aplican todas las reglas de afectación presupuestal de ingresos vigentes.
• Al dar clic en nuevo, la fecha de transacción, por defecto, debe traer la misma fecha que se muestra en la fecha de elaboración.
• Si la fecha de elaboración es modificada, automáticamente actualiza la fecha de transacción, cuando la fecha de transacción vaya a quedar mayor a la nueva fecha de elaboración.
• La fecha de transacción puede modificarse manualmente, y ser diferente a la fecha de elaboración.
• La fecha de transacción no puede ser mayor a la fecha de elaboración del comprobante de ingreso.
• La fecha de transacción no puede quedar vacío.

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