Cuentas por Pagar - Proceso de Cuentas por Pagar (Pre-cierre)

Este sección explica el proceso de cuentas por pagar el cuál ha sido separado del proceso de cierre de vigencia con el fin de no obligar a los clientes a cerrar el sistema para la realización de documentos en la nueva vigencia.

Este proceso anteriormente sólo estaba incluido en el proceso de cierre de vigencia lo que obligaba al cliente a cerrar la vigencia para poder utilizar los documentos pendientes en la nueva vigencia. Esta opción le da la libertad al cliente para que elija los documentos que desee pasar a la nueva vigencia sin necesidad de realizar el cierre.

Para utilizar la funcionalidad se deben cumplir la siguientes reglas y/o consideraciones:

• El usuario debe tener permisos en la opción
• El sistema debe estar en pre-cierre
• Se debe cargar previamente el presupuesto de la nueva vigencia
• Si aplica, se debe cargar previamente el PAC de la nueva vigencia
• Se deben cargar las homologaciones de rubros para el proceso de cuentas por pagar
• Este proceso es similar al proceso de cierre de CxP por lo tanto mientras se esté ejecutando no se debe estar operando los módulos financieros ni las integraciones que los afecten.
• Este proceso hace uso de la supertabla por lo tanto mientras se esté ejecutando no se debe estar operando los módulos financieros ni las integraciones que los afecten.

El proceso de Cuentas por pagar (Pre-cierre) está definido según el estándar de ventanas de SICOF ERP el cuál describe los procesos por medio de pestañas las cuales se describen a continuación:

• Pestaña Lista de Documentos: Es la pestaña principal del proceso en ella se seleccionan los documentos que serán procesados y se visualiza en la Consola de Proceso el estado de la configuración y procesos realizados.
• Pestaña Orden Pago: Es una pestaña informativa el cual visualiza la información del encabezado del documento.
• Pestaña Detalle del Pago: Esta pestaña permite visualizar el estado del detalle del documento y realizar las posibles distribuciones de rubros (si aplica).

La funcionalidad de cuentas por pagar es un proceso que puede generar mucha información para el usuario ya que se deben realizar validaciones previas de rubros, saldos, y configuraciones las cuales deben ser gestionadas antes de ejecutar el proceso por esta razón se ha implementado en la funcionalidad una consola la cual visualiza toda la información de las acciones realizadas por el usuario las cuales se clasifican en:

• Advertencias: Situaciones que deben ser gestionadas antes de ejecutar el proceso.
• Informativas: Situaciones que son el resultado de los flujos de los procesos realizados.
• Errores: Situaciones presentadas en los procesos que impiden la ejecución correcta de los mismos.

En la consola de procesos se pueden realizar las siguientes acciones que permiten una adecuada gestión de los mensajes generados en los procesos. Todas las opciones pueden ser realizas desde un menú flotante el cual se activa con el click derecho del mouse sobre el control.

Este proceso consiste en exportar el contenido en un archivo plano txt¹⁾. Para realizar el proceso favor tener presente la siguiente guía de imágenes:

El proceso de Cuentas por Pagar genera información de todas las acciones que realiza el usuario y esto puede saturar o llenar el control, en esos casos se puede reiniciar el contenido de la información. Para realizar el proceso favor tener presente la siguiente guía de imágenes:

Al momento de abrir la opción se visualiza el siguiente mensaje el cual requiere confirmación: si selecciona Si el sistema realiza la consulta verificando si los rubros de los documentos están homologados y este proceso puede demorar varios minutos según cantidad de documentos en la lista y distribución de rubros de cada documento. Si elige No el sistema realiza la consulta sin verificar el estado actual de homologaciones, por lo tanto la consulta se realiza mas rápido sin embargo es responsabilidad del usuario identificar los documentos y el estado actual de homologaciones. Se recomienda que inicialmente se elija esta opción para ver el tamaño de la lista y posteriormente se realice la consulta por homologación.

Una vez se confirma el mensaje el sistema realiza la consulta visualizando un mensaje en la parte superior de la pantalla.

Al finalizar se visualiza el listado de los documentos disponibles según elección del usuario.

Los estados de documentos considerados en el listado son:

• RECEPCIONA-O.P. TESO: Recibido en Tesorería
• REVISADO TESORERIA: Orden de pago decepcionado en tesorería
• ENVIADA A TESORERIA: Revisión y Aprobación Orden de pago
• PARA PAGO: Documento con egreso en tesorería para pago
• O.P. CON SALDO: Orden de Pago con saldo por cancelar

Al cargar el listado de documentos disponibles se pueden realizar las siguientes acciones:

Esta acción permite cargar temporalmente el estado actual de la homologación (si está disponible) de los rubros del documento seleccionado la cuál puede ser gestionada desde la Pestaña Detalle del Pago al ser un proceso automático el sistema guarda los cambios realizados en la distribución y la mantiene mientras se gestiona el documento seleccionado.

Esta acción permite eliminar la carga temporal de la homologación²⁾ de los rubros del documento seleccionado la cuál puede ser gestionada desde la Pestaña Detalle del Pago al ser un proceso automático el sistema al eliminar guarda los cambios realizados en la distribución.

Esta acción permite cargar temporalmente todos los documentos del listado. Al ser un proceso automático el sistema guarda los cambios realizados en la distribución y la mantiene mientras se gestionan los documentos seleccionados.

Este proceso puede demorar varios minutos según cantidad de documentos en la lista y distribución de rubros de cada documento.

Esta acción permite eliminar las cargas temporales de todos los documentos del listado. Al ser un proceso automático el sistema guarda los cambios realizados.

Este proceso puede demorar varios minutos según cantidad de documentos en la lista y distribución de rubros de cada documento.

si desea cerrar la ventana con distribuciones cargadas temporalmente el sistema visualiza mensajes genéricos³⁾ y pide confirmación de cancelación del proceso.

Si cancela el proceso o cierra la ventana no se afectará ningún documento en gestión. Sin embargo, es posible que se mantengan algunas configuraciones previas. El sistema verifica esta situación al seleccionar un documento.

Una vez se hayan realizado las selecciones y configuraciones de distribuciones de homologaciones de rubros, se puede ejecutar el proceso guardando el proceso. El sistema realiza validaciones de control y una vez estas hayan pasado exitosamente se solicita confirmación para realizar el proceso. Al finalizar se visualiza un mensaje indicando que le proceso ha sido exitoso. En caso de error también se visualiza un mensaje.

Este proceso puede demorar varios minutos según la cantidad de documentos seleccionados.

Visualiza la información del encabezado del documento⁴⁾.

Esta pestaña permite visualizar el estado del detalle del documento y permite realizar las posibles distribuciones de rubros (si aplica). Para configurar o revisar alguna distribución solo debe seleccionar la línea del detalle (Segundo grupo de datos) y en el tercer grupo de datos se cargará la homologación realizada. En ella podrá gestionar los valores de la distribución que desea para el documento. Cada cambio que realice será almacenado automáticamente al cambiar el foco de la línea gestionada.

Si excede el valor de la distribución permitida el sistema visualiza un mensaje de advertencia y reestablece el valor anterior o cero según tipo de homologación del rubro.

• Si el sistema identifica un documento con homologación sencilla [1-1] automáticamente carga la homologación del rubro con el valor del rubro del documento.
• Si el sistema identifica un documento con homologación múltiple [1-N] automáticamente carga la homologación del rubro con el valor 0 y el usuario deberá realizar la distribución de los valores.
• Toda la información de los procesos realizados son registrados en la consola por lo tanto los mensajes que se despliegan al usuario indican la lectura de la misma.
• El sistema sólo ejecutará el proceso si la selección no genera ningún error.
• Aunque el sistema permite la selección de todos los documentos, no se recomienda esta acción ya que puede hacer compleja la gestión de distribución y validación de los documentos seleccionados.

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