Cuentas por Cobrar - Proceso de Contingencia (Interna)

Este proceso solo está disponible para los clientes que tienen activa la integración interna de envio de documentos a la DIAN y deciden soportar la funcionalidad.

Un plan de contingencia para facturación electrónica es un método alternativo que se puede utilizar cuando el sistema de facturación de la DIAN esté inhabilitado o presente fallas intermitentes en su funcionamiento.¹⁾

Teniendo en cuenta lo establecido en la Resolución 000042 del 05 de Mayo 2020, cuándo se presenten fallas comprobadas y que no estén previstas por el obligado a facturar electrónicamente o por el proveedor electrónico, el facturador deberá emitir facturas de contingencia durante el tiempo que dure la contingencia. Para hacerlo deberán utilizar talonario (Ver Proceso Soportado en SICOF ERP) además debe contar con su respectiva numeración consecutiva y debe tener una vigencia autorizada por la DIAN.

Según Resolución 000042 del 05 de Mayo 2020 pagina 340 se soportan los Inconvenientes tecnológicos por parte del Facturador Electrónico –Tipo 03.

SICOF ERP permite la elaboración, aprobación y envio de facturas de contingencia a la DIAN para eso se definen los siguientes procesos:

• Declaración de la Contingencia: Consiste en activar en el sistema el estado de contingencia. Durante este proceso no puede aprobar y enviar documentos tipo factura electrónica.
• Finalización de la Contingencia: Consiste en desactivar en el sistema el estado de contingencia. El sistema operará de forma normal y podra enviar documentos, ademas podrá procesar las facturas de contingencia en la DIAN.

Favor tener presente las siguientes consideraciones en el proceso soportado en SICOF ERP:

• Los requisitos previos a la declaración de contingencia, son responsabilidad del cliente.
• SICOF ERP permite generar esas facturas desde el modulo de cuentas por cobrar tipo documento Factura de Contingencia sin embargo es decisión del cliente utilizar la implementación (No es requerida).
• Es requerido la numeración de contingencia para el proceso (Si el cliente utiliza el proceso).

Desde el módulo de Presupuesto → Administrador del Sistema → Parametros del Sistema se han agregado 2 nuevos campos en el subgrupo Contingencia DIAN:

• Activar: Check que indica el estado de la contingencia. (Activa/Inactiva)
• Fecha: Contiene la fecha de la última contingenia declarada (Sólo lectura)

Para Activar la contingencia, solo marque la casilla y guarde. A partir de ese momento no podrá enviar documentos a la DIAN de ningun tipo.

Desde el módulo de Presupuesto → Administrador del Sistema → Parametros del Sistema se han agregado 2 nuevos campos en el subgrupo Contingencia DIAN:

• Activar: Check que indica el estado de la contingencia. (Activa/Inactiva)
• Fecha: Contiene la fecha de la última contingenia declarada (Sólo lectura)

Para Desactivar la contingencia, solo desmarque la casilla y guarde. A partir de ese momento podrá enviar documentos a la DIAN y procesar las facturas de contingencia.

Mientras está activo el estado de contingencia, solo se pueden elaborar y aprobar documentos. Sin embargo las facturas de contingencia deben enviarse a la DIAN una vez ha sido finalizada la situación. En SICOF ERP se ha implementado una opción la cual puede ser accedida desde el módulo de Presupuesto → Cuentas por Cobrar → Envio de Facturas de Contingencias la cual lista todas las facturas de contingencia que ha sido elaboradas y aprobadas pero que aun no han sido enviadas.

Si la contingencia está activa se pueden consultar los documentos pero no se pueden enviar.

Siga los siguientes pasos:

• Asegurese de que el estado de contingencia ha finalizado (Puede verificarlo abriendo la ventana de envío y si visualiza el mensaje de contingencia indica que aún está activo el estado).
• Ingrese a la opción y seleccione un documento. (Se recomienda procesar documento por documento)
• Dar click en guardar.
• Si el proceso es exitoso indica que la factura de contingencia ha sido procesada correctamente. Si no se mostrará un mensaje de error.

Cuando una factura de contingencia es procesada, ocurren los siguientes procesos:

1. Se toma el documento inicial de contingencia y se convierte en documento electrónico.
2. Se actualizan los campos de contingencia en el documento electrónico.
3. Se envía a la DIAN el documento electrónico.
4. Si ocurre un error el sistema devuelve el documento electrónico a su estado inicial documento de contingencia.
5. Si el envió es exitoso el sistema actualiza el consecutivo generado por la DIAN en los documentos de afectación contable.

• Se Puede activar/desactivar el estado de contingencia según necesidad del cliente.
• La fecha de contingencia toma la fecha del sistema (en ese instante) y no considera los cambios de esa fecha que realice el usuario.
• Por ningún motivo se pueden enviar documentos a la DIAN mientras esté activa el estado de contingencia.
• Por ningún motivo se pueden elaborar documentos de facturas de contingencia mientras este inactivo el estado de contingencia.
• Es responsabilidad del cliente procesar las facturas de contingencia una vez terminada el estado de contingencia.
• En estado de contigencia activado no se pueden referenciar facturas electrónicas en la elaboración de Notas de cuentas por cobrar.
• Las facturas de contigencia se procesan automaticamente en SICOF ERP al momento de aprobarlas y no requieren envio de documento. Sin embargo para que puedan ser enviadas a la DIAN se deben procesar una vez sea finalizado el estado de contingencia.

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