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Maestros - Terceros

En contabilidad un tercero es cualquier persona natural o jurídica ajena a la empresa, como es un cliente, un proveedor, un trabajador, un banco, etc.1)

Icono

El siguiente icono permite el acceso a la opción.

A continuación se presenta la información de la funcionalidad en 4 pestañas que a continuación serán descritas.

Pestaña: Listado

Esta pestaña visualiza la información de todos los terceros del cliente, se pueden realizar búsquedas y filtros.

Pestaña: Encabezado

En esta pestaña se diligencia la información del tercero, de acuerdo a sus condiciones por lo general la creación del tercero requiere la información del rut sin embargo esto no es obligatorio pero si recomendable para que el tercero quede bien diligenciado (sobre todo para efectos de procesos como facturación electrónica).

* Asistente de direcciones

Nuevo campo: Retenedor Renta

Se agrega nueva propiedad para identificar que el tercero es Agente Retenedor de Renta. Esta propiedad es utilizada en los procesos de causación contable Ejemplo: Cuentas por Cobrar.

Pestaña: Información Financiera

En esta pestaña se asocian cuentas bancarias al tercero. Esta configuración es utilizada para procesos de pagos (Tesorería)

Pestaña: Información de Vinculaciones

En esta pestaña se definen los tipos de vinculaciones que tiene el tercero. Esta configuración es utilizada en procesos de Nómina.

Notas del Proceso

Carga Masiva de Terceros

Consideraciones

  1. Estos terceros, son terceros que van a ser de rol cliente para el usuario que solicita crearlos, para los terceros de rol proveedor, es mejor montarlo de forma manual.
  2. Deben verificar que el tercero no se encuentre creado.
  3. No incluir espacios al final o inicio de los campos; Nombre 1, Nombre 2, apellido 1, apellido 2, correo o email.
  4. Los NOMBRES Y APELLIDOS siembre tienen que ir en MAYUSCULA sostenida.
  5. El campo NOMBRE_COMPLETO NO se diligencia, este lo realiza el sistema cuando se realiza la carga.
  6. El código de la ciudad de Medellín CODIGO_CIUDAD es 001, tener presente que se debe ingresar con los ceros a la izquierda. Consulte los códigos de los municipios aquí.(Tener presente, que los primeros dos dígitos corresponden al código del departamento, por lo cual en el archivo de Excel solo se diligencian los últimos 3 dígitos correspondientes al municipio).
  7. El código del departamento de Antioquia CODIGO_DEPARTAMENTO es 05, tener presente que se debe ingresar con el cero a la izquierda. Consulte los códigos de departamentos aquí.
  8. Solo se pueden cargar dos tipos de documentos cedula y tarjeta de identidad.
    • 1  cedula
    • 6  Tarjeta de identidad
  9. Si el tercero es natural y contiene digito de verificación se deben ingresar el campo DV que esta en la columna B y el régimen que esta en la Columna W debe ser S.
  10. Si el tercero es natural SIN digito de verificación el campo DV se deja en cero y el campo de la columna W debe ir en N.
  11. Los campos de la columna Q hasta la columna U deben ir en N mayúscula.
  12. El campo de la columna V (TIPO_PERSONA) siempre debe ir en 1.
  13. El campo de la columna X siempre va vacío.
  14. El campo de la columna Y (TIPO_DE_VINCULO) siempre va 11.
  15. Los campos de las columnas Z,AA,AC,AD,AE Pueden ir en blanco, sin embargo si se requiere subir uno de estos datos, se puede diligenciar en el formato.
  16. El campo de la columna AB (ESTADO) siempre va a ir A mayúscula.
  17. El campo TELEFONO – CELULAR en ambos se ingresa el mismo numero indicado por el usuario.
  18. Es necesario para la creación, mínimo un nombre y un apellido y se ingresan debidamente en el campo APELLIDO 1 y NOMBRE 1.
  19. En el campo de la (Dirección) columna I, se debe diligenciar sin comas, puntos, guiones, o caracteres especiales.
  20. Tener presente que NO se pueden crear tercero sin correo, dirección o número de teléfono – celular, En caso de que alguno de estos campos haga falta el usuario debe completar esta información con los que le corresponden a la Institución Educativa.
  21. Este es el archivo en Excel “Estructura” a diligenciar Estructura_carga_de_terceros.xlsx
  22. Inicialmente deben guardar el archivo como TEXTO DELIMITADO POR TABULACIONES
  23. Se deben dirigir a la ruta del maestro de terceros, y se pasa directamente a la opción de CARGA, Siguiendo las indicaciones que se enumeran en la imagen.
  24. Cuando se cargue el archivo se va a visualizar el siguiente mensaje. Dan clic en aceptar.
  25. Por último, se da clic en la opción Cargar y el sistema va informar que los terceros fueron creados de manera exitosa.

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1)
https://www.gerencie.com/registro-en-la-contabilidad-de-las-operaciones-con-terceros.html#:~:text=Qu%C3%A9%20es%20un%20tercero%20en,trabajador%2C%20un%20banco%2C%20etc.